一、竣工文件的

编制原则

1、铁路建设项目接管单位的档案部门在工程开始组织施工即应介入竣工文件的编制工作。在工程施工过程中应组织人员深入施工现场，对本管段内建设项目竣工文件的形成、积累工作进行监督、检查、帮助、指导，在工程竣工前重点督促、帮助施工单位编好竣工文件。

2、监理单位应依据监理委托合同在施工过程中负责检查、监督施工单位及时收集和整理竣工文件及竣工验收资料，并按规定检查竣工文件的质量和完整性。

3、施工单位的工程项目负责人、总工程师是该项目竣工文件编制工作的组织和领导者，主持竣工文件的编制工作。应做好统筹安排、督促和检查编制工作情况，要确保参加编制工作人员的相对稳定。主管施工的技术人员必须参加竣工文件的编制工作，必须坚持谁施工谁负责编制的原则，竣工文件未交验合格该项目技术负责人不得离开该工程项目。

4、工程项目总工程师或工程技术部门负责人应直接领导和组织有关人员参加编制工作，并成立竣工文件编制的工作班子，进行具体分工，落实到人，各司其职。

二、竣工文件存在的问题

1、重视程度不够。各施工单位对编制竣工文件的重要性认识不足、重视不够、措施不力；未坚持“谁负责施工，谁主管竣工”的原则；不采取边施工、边收集和整理原始资料的方法，造成资料不真实、不齐全、东拼西凑、写回忆录，工程竣工后项目总工程师、技术主管工程师已调走，造成竣工文件不能按时提交接管单位审核时，就临时组织突击，这样编制出来的竣工文件肯定是不符合规定和要求的。

2、不完善、不齐全。表现在签字不完善，有些工程检查证在工程竣工后，还有施工负责人、主管工程师、检查工程师、监理工程师签字不完善的现象。试验资料有的只签姓不签名，在试验报告中随意不填写的现象较多，如不填写理论配合比选定的编号，河砂、卵石、碎石产地、鉴定编号等；各种重要的表格、施工记录、施工质量记录、材料出厂合格证、质量检验报告等无责任人签字，竣工图上没有盖施工单位的竣工图章，等等。

3、不准确、不真实。比如，有的竣工图与实物不符，变更设计没有如实在竣工图上反应出来，竣工数量汇总表的数量与实际不符，施工小结和工程总结内容混乱，突击补写或“写回忆录”的现象普遍存在。更为严重的是分项、分部工程质量检验评定不是完成一项评定一项，而是完工以后由内业人员补填，根本不能反映现场实物质量，这是各施工单位的通病。

4、不规范。竣工图上文字说明和描图线条不规范，所画线条分不清粗、细实线、漏画线条，无比例尺，尺寸线标注不清，标注尺寸错误，钢筋编号错误等。

5、文件理质整量不高。在施工过程中收集的资料存在问题较多，如有用铅笔、圆珠笔填写，用双面复写纸复写，有的复印件和晒的竣工图模糊不清，卷内文件排列顺序有误等等，没有严格按照铁路建设项目竣工文件编制原则编制。

三、提高认识，明确责任

1、提高认识，加强领导。竣工文件编制的好坏，是展现企业形象、企业管理水平的一项重要标准，也是提高企业信誉的一个窗口，竣工文件不能按时移交，将会造成极大的损失。一是建设项目不能按时初验；二是工程末次验工计价无法进行，尾工款不能及时回收；三是项目部不能按时撤除，增加了项目部管理费用；四是施工单位的社会信誉受到损害。因此，必须引起企业各级领导的高度重视，分工负责，统一领导，督促检查，狠抓落实。

2、把现场技术资料的管理纳入计划管理

把现场技术资料的管理和积累工作纳入施工生产计划，做到生产计划与积累资料的计划同时执行。项目经理部在编制生产计划的同时，编制技术资料的形成收集计划，在检查生产任务完成时相应检查技术资料的积累、整理情况，建立技术资料管理台账，并将每月形成的技术资料登记造册，及时地与完成的工程项目核对，这样就避免了技术资料的遗漏和重复的现象。

3、确保资料的真实性，加强原始资料的积累

提高项目部对技术资料的积累是确保竣工文件编制完整的基础。项目部是施工单位的基层管理单位，它在施工生产过程中收集和积累的技术资料，是竣工文件资料的主要来源，项目部对技术资料提供的好坏直接影响竣工文件编制质量。施工单位和下属项目部应把技术资料的积累和竣工文件编制工作看作是为用户服务的一个重要内容，项目施工过程中只完成工程实体是不够的，还要有优质的竣工文件为用户的使用、管理、维修和改扩建提供可靠的依据。只有把“为用户服务”的思想提高到对工程负责、对企业负责、对国家负责的高度上，才能把资料积累、编制竣工文件变为自觉的行动。

4、明确分工，把积累技术资料的责任落实到人

对项目部经理、技术主管、内业资料技术人员应明确职责，并由公司施工技术部定期对项目部进行考核。

项目部经理职责：对本项目在施工中所产生的技术文件资料的完整、准确负全面的责任；督促检查技术、物资人员及时做好技术资料的收集和整理；在工程竣工时组织有关人员及时绘制竣工草图和竣工资料的整理工作。

项目部技术主管职责：在安排布置施工和技术工作同时布置技术资料的积累工作，并分工落实到人；在分项、分部工程进行到一定阶段时，及时检查技术资料的收集形成情况；督促检查负责归口竣工资料人员的工作；检查督促工地试验室及其他人员提供资科的情况；检查内业资料技术人员绘制竣工草图是否与现场相符，同时检查整体的技术资料是否正确；建设项目工程竣工后及时编写技术总结。

项目部物资主管职责：提供外来材料、设备质量证明书、产品出厂合格证、图纸和技术资料、使用说明书等，这些是竣工文件编制必备资料。

内业资料技术人员的职责：对分管的工程项目必须确保在施工中形成资料的完整、准确；归口收集的各种资料，按项目工程进展的阶段，将工程施工中形成的资料随时整理好、并绘制竣工草图，及时提交技术总工程师审定、归类立卷成册。要求各级职能部门和有关人员实行岗位责任制，分工明确，促使他们在平时就能够自觉地收集和整理资料，使技术人员养成竣工文件资料的形成和编制应紧跟工程进度的习惯。

5、加强队伍建设，提高编制人员的素质

铁路基本建设工程竣工文件涉及的专业多，每个专业都是一门科学，技术人员在提高专业工作技能的同时也要学习一些档案专业知识，了解档案基础资料形成中的一些基本要求，可以采取岗位练兵和在职培训的方式。要经常组织施工技术人员学习新规范、新标准、新技术和铁路建设项目竣工文件编制移交办法，提高自身的业务素质。老同志要搞好“传、帮、带”，特别是对刚从学校招聘来的大、中专毕业生，要对他们进行指导和帮助，讲解从资料收集到完成竣工文件编制全过程的内容和做法。

6、竣工文件编制的分工与协作

坚持谁施工的工程，由谁负责编制竣工文件的原则，各施工合同段的施工单位，按照《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》及《中国铁道建筑总公司档案管理办法》的规定，负责组织竣工文件的编纂工作，按单位工程装订成册。分包工程应按施工合同的规定，由总承包商负责组织本合同段竣工文件的归口、审定、汇总工作，按单位工程装订成册。建设项目(区段站、长隧道等)由建设单位向几个施工单位发包的，各承包单位负责收集和整理所承包工程的竣工文件，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

7、建立健全编审、评比、奖励制度

竣工文件的审核是避免错漏的重要环节，基层单位(项目经理部、工程队)的技术主管，要认真审核所提供的竣工资料，严格把好这道关。在施工过程中要经常检查收集的资料是否齐全和符合要求，工程完工后，要检查编制的进度和文件的质量。公司必须指定专门从事竣工文件编制工作的人员到现场进行审核工作，确保竣工文件的编制质量。竣工文件全部编制完成后，施工单位要组织有关人员，对编制的竣工文件进行总结评比，对编制及时、质量高、成绩突出的单位和个人，要给予表扬和奖励，对编制工作较差的单位和个人应进行批评和处罚。奖惩制度的执行会极大增强技术人员的事业心和责任感，能有效地促进技术资料的收集和整理按计划完成，可加快竣工文件的编制进度，为按期、准确、完整移交竣工文件奠定良好的基础。

作者单位：中铁十六局集团四公司