摘要：随着公证行业的发展，公证行业办公自动化已经成为改革的趋势。该文首先分析了公证行业自动化的必要性。根据公证行业自身的特点，该文讨论了公证行业办公自动化管理平台的功能需求。并提出了平台总体设计方案。最后，文章介绍了实现平台的相关技术。公证行业办公自动化管理平台的实现，必然会给公证行业带来新的生机和活力。

关键词：办公自动化；公证业务；信息化建设’

1公证行业办公自动化平台开发的必要性

随着信息化程度的提高，公证行业的不断发展，公证系统信息化建设取得了明显进展，信息系统的应用水平不断提高，当前各大公证处多数已完成了信息化初步建设，正在或准备投入资金，建设新的公证业务应用系统或改造原有的旧系统。

公证业务具有自身的特点，公证的业务流程也与其他行业业务流程不同。业界传统的公证管理软件大多只能满足基本的应用，存在一定的弊端。首先，各公证处公证员计算机水平存在着一定的差异，如果单一地使用传统的公证业务管理软件，软件使用的效率高低不一；其次，各个公证处的公证业务流程的安排各有各的特色，能够体现各个公证处的管理思想和工作特色，纳入统的业务管理软件后，公证处原有的管理思想和工作特色得不到很好的体现。公证处间所用的管理平台并不统一，造成了公证行业管理分散的现状，而且很多管理平台并非针对公证行业开发，并不能很好的辅助公证业务的开展。现在公证处大多希望能有一个既能整合全处业务处理信息资源，又能反映最新管理思想，方便有效地推进公证处各项工作的技术上先进的应用软件。

因此，我们通过分析公证行业的特点，针对公证行业实现了公证行业办公自动化管理平台。

2平台功能需求

2.1办理业务需求

2.1.1公证业务的咨询、受理、收费、配隶、审查和审批、公证书的制作、翻译、打印等功能。在办理相关业务的时候要求人性化与灵活性相结合，业务操作系统不仅要在规范程序上有严格的要求，还要在部分操作上体现出具体问题具体分析的思路，如在要素式公证书模板的建立上，就可以采用自主化设立的方法；而对于审查、审批和收费的情况，则要严格按照国家规定和行业准则来实施，不能随意改动，要具备没有经过审批的办证流程无法出具公证书的功能。

2.1.2档案管理的发展趋势是实现电子化管理以及多媒体技术的应用。自动化建设的档案管理部分，不但可以将诸如身份证证明、证明材料的扫描件作为电子档案的组成部分存档，并且办证过程中所拍摄的照片和录像等视听资料也可以作为电子档案的组成部分存档，实现多媒体档案资料的存储。

2.1.3财务管理系统。公证行业自动化建设中的财务管理系统并未对技术开发提出新的要求，只需要基本上实现单项收费的定义和汇总即可。

2.2行政事务管理需求

2.2.1公证管理平台主要的业务需求是证照业务、投诉惩戒与嘉奖业务、报表等主要的业务需求。证照业务主要是指与公证处相关的业务和与公证员相关的业务的办理。惩戒与嘉奖业务主要是对公证处或公证员等实体的投诉、处罚、处分、嘉奖等方面的业务。报表统计业务主要是公证业务的查询、统计、打印等业务。各市地报表可上传至服务器，进行汇总。

2.2.2除此之外，将各公证处业务管理系统中的明细数据自动向上汇总到省厅数据汇总平台上来。数据交互为双向，省厅可以对各公证处业务数据进行汇总、管理和实时监控，各公证处也可以对汇总上去的数据进行受限的统计查询。

2.3日常办公的个性化需求

根据工作实际，自动化建设还可以嵌入办公自动化和个性化辅助系统。如个人通讯录、个人日程安排等功能。

3系统总体设计方案

根据公证管理平台的建设需求，以及建设原则和建设目标，经过仔细的分析和研究，我们提出公证管理平台建设的总体架构。

3.1系统总体结构设计

为了避免在公证管理平台建设中出现缺乏统一的规划和管理、重复投资、条块分割、信息资源难于共享等问题，一定遵循平台先行、应用紧跟、统一规划、分布实施的建设原则，基础平台的建设尤为重要，通过建立个统一规划、统筹管理、分步实施的平台，不仅满足现有信息化的需求，还可以满足以后信息化发展业务扩展的需要。

下面分别对系统的总体结构的主要几个部分在公证管理平台中所起的作用进行分别描述。

3.2数据中心建设

公证数据中心需要建立成个集中分散、异构、可扩充、可集成、有统一数据模型、有多种角度视图的、可交换的和安全可靠的复合数据库系统。它是业务系统运行的基础，是公证各种业务系统、相关机构部门之间协同工作的数据中心，是管理机构门户的信息中心，业务数据中心和政策法规的存储中心和预测决策所需的数据仓库中心。

按数据库所服务的业务功能，可把主要数据库分成如下种类：

人员数据库：主要存储我省公证员基本信息和档案；

机构数据库：主要存放各个注册的公证处的年检、相关机构的章程、协议和法律法规等基本数据；

证照数据库：主要存放有关公证业务的证件、办事指南等数据信息；

惩戒、嘉奖数据库：主要存放公证和公证事务所的惩戒、嘉奖等基本信息：

安全数据库：存放安全、认证等安全方面的基本数据。

3.3数据共享与交换平台

要建立一个通用的数据交换平台来解决本项目实施过程中异构数据库无法进行有效交流和沟通的问题，从而真正实现不同应用系统、不同操作系统、异构数据库系统之间的信息互连、互通。数据交换平台一般包括数据抽取、数据转换、数据清洗、数据加载、映射程序、数据发送、数据接收、数据传输、数据共享和数据交换管理等功能。

3.4办公系统

报表系统：主要是实现对公证业务和相关数据进行统计分析、汇总和上报功能，使领导及时获得业务信息，提高分析和决策能力。系统能够实现自定义统计查询和汇总，能够实现按照时间、部门、业务的组合条件的混合查询和统计，形成人员、机构和业务等方面的报表。

4平台实现相关技术

4.1j2ee框架

j2ee是一种利用j2ee2平台来简化诸多与企业级应用系统的开发、部署和管理相关的复杂问题的体系结构。j2ee技术的基础就是核心java平台或java2平台的标准版(j2se)。

由于j2ee平台是一种可扩展的、全功能的技术架构，j2ee应用服务器可以将关键的应用扩展到任何web浏览器上并可适合多种不同的互联网数据流、可连接到几乎任何一种传统数据库和解决方案，最终用户可以根据多家企业所提供的产品、技术开发和部署最佳的解决方案进而降低开发网络化应用的费用和复杂性。j2ee技术可作为众多大型应用处理的安全稳定的端到端平台。

4.2数据安全

数据包在数据共享与交换中传输支持多道加密手段，其中包括rsa、des、3des等，这些加密技术和相关算法都非常成熟可靠，并且经过严格的实例验证，确保数据在传输通道上的安全。通过并发访问控制、访问代理、数据校验、安全审计等手段保证数据的完整性、安全性。

4.3多级安全管理权限机制

多级安全管理权限机制，按照不同的系统信息维护级别、系统信息接入级别、系统信息发布级别、系统信息使用级别，分级、分组、分角色互相制约管理，避免个人权限过大，因人为原因导致的数据信息被修改、删除、泄露等不合理甚至不合法利用的问题产生。数据服务平台的所有配置均是参数驱动的，便于管理及维护。

4.4性能可靠性

律管平台采用预定制查询、分级分时处理、处理信息共享、联机分组运行等技术实现平台对各个独立应用系统进行负载监控，即以实现系统的负载均摊和负载平衡。避免某单一应用系统资源消耗过盛，或特定时间段网络资源占用过大等原因，造成的信息通道堵塞、应用系统崩溃等问题。

基于办公自动化和行业网络建设基础上的公证管理平台，已经在实际应用中逐渐推广。公证行业办公自动化管理平台的实现，要注重面向公证行业业务需求与自身特点，其研究和探讨必将对公证行业信息化程度的提高会有深远的影响，对司法行政乃至现代化办公都有着积极的参考价值，面向实际应用和基层业务开发的公证管理平台将大大提高工作效率，成为广大公证从业人员必不可少的工具，对于公证程序规划化和公证的公信力都将有积极的促进作用。